よく社内メールで部下に仕事の指示を出したり、まわりに情報共有したりするんですが、「はっしーさんのメールって見やすいですよね」と言われることが結構あります。
メールを使う場面
社内で重要な情報や仕事の指示など、複数人で同じ内容を共有したいときに、メールを使うときがあります。
主に自分の部下に対するメッセージなんですが、上司や周辺の関連メンバーもCCに入れることによって、まわりに状況を知らせることができます。
今起こっていることとか、今やろうとしていることですね。
なぜ情報共有が大切なのか？
これをやることによって、仕事をより円滑に進めることができるようになります。
会社での仕事って複数人を巻き込んでやるものだし、ひとりひとりに同じ説明してる時間なんてないですよね。なのでぼくは、メールを関連メンバーに一斉に送っておいて、「メール見てね」と一言コミュニケーション取るようにしています。
逆に、周辺への情報共有がうまくできないと、部下との一対一でしか仕事が進められなくなります。その結果、まわりからは何をやっているのか全然見えなくなってしまうので、必要なときに周辺からの協力が十分に得られないなんてことになるんですよね。
さらに、せっかくの取り組みが見えないと上からの自分に対する評価も低く見られがちになるので、昇給、昇進にもつながりにくくなっちゃいますよね。
わかりづらいメール
社内メールで流れてくる「見にくい」メールって、だいたいこんな感じです。読む気しな…。
- 無駄に長い。
- 改行がない。
- 見出しがない。
- 強調がない。
メール開いた瞬間、ウンザリ。でも、こういうのって本当多いんですよ…。
改行はできていても、見出しも強調もないままダラダラ長いメールとかもよくあります。
わかりやすいメール
ぼくはこんな感じでメールを送って、部下に指示を出しています。
- 要点をしぼって、短く簡潔に。
- こまめに改行する。
- 話が変わるときは見出しを入れる。
- 色や太字で大事なところを強調する。
これだったら普通に読みやすいので、大切なポイントがしっかり部下に伝わります。
CCに入れたメンバーも「これなら読んでもいいかな」という心理になるので、まわりにも今取り込んでいることや狙いなど理解されやすいです。
上司にも自分の仕事っぷりが伝わります。評価のアピールにもなりますね！
社内メールっていっぱい飛んでくるので、ひとつひとつ丁寧に見る時間なんてないので、できるだけ簡潔に書かないと見てくれないんですよね。
訓練しよう！
こういうのって、普段から文章を書いていないと気づかなかったりします。でも、普段から文章書いて発信してる人にとっては当たり前のことなんですよね。
ということで、仕事でよくメール使ってる人は訓練として、ブログでもやってみればいいとぼくは思います。アフィリエイトとかゲームみたいで楽しいので、副業としてもおすすめ。
アフィリエイト：
特にインターネットのWWW上における広告形態をさし、ある広告媒体のウェブサイトに設置された広告によってウェブサイトの閲覧者が広告主の商品あるいはサービス等を購入し、生じた利益に応じて広告媒体に客引きの成功報酬を与える一連の形態をさす用語。単にアフィリエイト（Affiliate）、縮めた形でアフィリ、アフィと呼ばれることが多い。引用：Wikipedia
入門本としては、このあたりがおすすめです。
ブログ向けの文章の書き方についてはこちら。
