こんにちは、社畜ブロガーのはっしーです。
突然ですが、仕事の出来ない人の特徴についてのコラムを読んでいて、とても共感できる部分がありました。
「共通点①完璧にやろうとしすぎてなかなか仕事が進まない」
➜完璧にやりたい気持ちはわかるけど……大抵のことは後からでも修正が効くので、やっぱりスピードは大事。
仕事の出来ない人の３つの共通点！改善するための方法とは https://t.co/oRW9165RDs
— はっしー (@tsutomu822) 2017年10月31日
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完璧に仕事を仕上げるのは、もちろん悪いことではありません。ですが、あまりに完璧に仕事をこなそうとするあまり、時間をかけすぎるのも問題です。
新入社員のころであれば、仕事はスピードよりも正確さを求められるでしょう。ですが、慣れてきた仕事であればスピードが求められます。いつまでもゆっくりした仕事感覚で、スピード感を得られないのが仕事のできない人特有の共通点なのです。本人はあくまで正しいことをしていると思っているので、修正しようとしないのも仕事の出来なさに輪を掛けます。
仕事はスピードが重要だ。仕事のできない人はスピード感のない人だ。そう書かれていますが、ぼくもそれには同感です。
でも……
と、意識してみてもなかなか実際には仕事のスピードが上がらない……っていうことってありませんか？
完璧主義のぼくも、同じような悩みをいつも抱えながら仕事をしているのですが、毎日「時間割り」を作ってからその日の仕事に着手するようにしたところ、仕事の捗り具合がグンと上がったのです。
時間割りを作る
そもそも、ぼくが時間割りを活用してみようと思ったのも、最近フォロワーの方のツイートにそのようなことが書かれていたのを見たというのがきっかけ。
時間割りだなんて学生みたいと思うかもしれませんが、実際やってみると結構効果がありました。
どんな感じだったかというと、まずは、エクセルでフォーマット作りから。
- タスク
- 所要時間
- 予定完了時間
- （実際の）完了時間
項目はこんな感じ。それと、開始時間。
毎朝出社したらまずここに、その日のうちにこなしたいタスクを順に並べていきます。それと、開始時間も設定。
そして、それぞれのタスクに想定される所要時間を入力。ここは目標時間っていう感覚でOK。
すべてのタスクに所要時間を設定すると、自動で予定完了時間が計算されるのと、全タスクが終わるときの予定時刻が自動で算出されます。
ひとつのタスクをこなしたら、「完了時間」にリアルの時刻を入れます。「Ctrl + :」または「Command + :」を押すと現在時刻がセルに入るので便利。
すると、それ以降のタスクの予定完了時間が実際の完了時間をベースに修正されるようになります。
ちなみに、各タスクで予定完了時間よりも実際の完了時間の方が遅れると、自動でセルが赤くなるようにしました。
ぼくはこれをテンプレとしてデスクトップに保存して、毎日使うようにしています。
そうすることで、時間割りをつくらずに仕事をする場合と比べて仕事がグッと捗るようになったのです。
頭の中で意識してるだけではダメ
ぼく自身が完璧主義者なのでよくわかるのですが、「よし、今日こそ仕事を早く片付けるぞ！」と頭の中だけで意識したところで、1〜2時間もすれば忘れてしまうのです……。
だって、目の前のタスクを完璧に仕上げるのにめちゃくちゃ集中してますから……。没頭してます。
で、そういう場合ほぼ例外なく、何となく頭の中で想定していた時間よりも多くかかってしまうので、気づけばすべてのタスクをこなす前に一日が終わってしまいます……。
これでどんどん仕事が後まわしになっていきますよね。その間に新しいタスクも増えるので、いよいよ仕事が回らなくなって残業も増えていくという負のスパイラル。
人間は怠け者で先延ばしにする生き物
ある著名な行動学者の実験が面白いのでちょっと紹介。大学生のレポート課題で、3クラスに別々の締切を設定しました。
- とにかく締切日に間に合わせるように提出すればOKとした
- 締切日を学生自身に宣言させた
- 締切日に間に合わなかった場合はペナルティを課すことにした
この中で提出期限を一番守れたのは③で、その次は②でした。
この実現は、いかに人間が怠け者かということを証明するものです。明らかに早くやった方がいいことでも、プレッシャーがないと人間はすぐ先延ばしにしてしまうものなんですね。
で、時間割りの話に内容を戻すと、今日一日でこなすタスクを頭の中で考えるだけというのは、上の実験でいう①または②にあたりますね。
時間割りを使うのは③。
自分一人でやるものなので本来「ペナルティ」としては弱いかもしれません。ですが、タスク一覧がズラッと並んでいるのを目で見たり、ひとつひとつのタスク完了が少しでも遅れるとセルが赤くなるというだけでも、いちいち心理的にプレッシャーがかかります。
これが時間割りを使うことで仕事がグンと捗るようになるということの理由なのですね！
タスクの完了予定時間に応じて自分の仕事量を調整する
時間割りを活用して仕事をしていると、当然予定完了時間よりもタスク完了が早かったり遅かったりします。
予定よりも早く終わった場合、あなたは残りの時間を自由に使うことができます。
そうすると、仕事に追われてるとなかなか着手できない「緊急ではないけど重要な仕事」に着手することができますね。
例えば、社内制度やルールの見直しであったり、業務効率化の仕組み作りであったり。すぐにはやらなくてもいいけど、やらないと組織がダメになるとか、生産性が伸びないとかっていうようなもの。
こういう仕事をこなしていくのに、日々のタスクに追われているようではダメですよね。
だから、時間割りでいうと、全タスクの完了時間がちょうど退勤時間と同じになるようではいけないということですね。もっと余裕を持って終わらせないと。
でも、こういう人って意外と多い気がします。
逆に、タスク完了の時刻が予定完了時間よりも遅い場合、あなたは仕事に終われていつも残業してる人っていうことになりますよね。
予定完了時間と実際の完了時間との開きが大きい場合、そもそもあなたが抱えているタスクが多すぎるということなのでしょう。
今一度自分のタスクを振り返り、どうしても自分でやらなければならないもの以外は、周りに仕事を振っていくことを考えないといけないです。もしくは、ツールなどで自動化の仕組みを作るとか。
まとめ
というわけで、時間割りって案外結構使えます。仕事のスピードが上がらないと感じていて、なかなか改善できていない人はぜひ参考にしてみてください。
ぼくはエクセルでフォーマットを自作して使っていますが、べつに紙に手書きでも全然OKだと思います。
上に写真を載せたエクセルのフォーマットはGoogleスプレッドシートでも作ってみたので、エクセルでやりたいけど関数とかよくわからないっていう人はこちらからコピーして使うこともできますよ。ぜひお試しあれ。
